Prioritäten setzen!
Das originäre Ziel von Lean Administration ist die Schaffung eines Arbeitsumfelds, in dem die Ressource Zeit sowie jegliche weitere Art an Ressourcen wertgeschätzt und nutzenstiftend eingesetzt wird.. Infolge der Reduktion respektive Vermeidung nutzloser Aktivitäten (Muda) stellt sich eine Produktivitätssteigerung innerhalb des administrativen Bereichs ein. Kennzeichnend für die Anwendung von Lean Administration ist die Standardisierung von Prozessen, Tätigkeiten und Abläufen, die Verkürzung von Durchlaufzeiten sowie einer Abstimmung der Büro-Infrastruktur. Hierbei ist es entscheidend, dass auch die Verwaltung schneller, effizienter und vor allem agiler auf die Kundenbedürfnisse reagieren kann. Dies führt zu positiven Effekten auf die Wartezeiten im Allgemeinen, Termintreue, Vollständigkeit und Fehlerfreiheit der abgeschlossenen Leistung, Kunden- und Mitarbeiterbeschwerden sowie die Fluktuation im Unternehmen.
Beispiele, wie Sie Ihre Prioritäten setzen können:
25.000 $-Methode
- Notieren Sie abends die 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.
- Aufgaben nach Wichtigkeit von 1-6 durchnummerieren.
- Am nächsten Tag mit Aufgabe 1 beginnen.
- Nach Erledigung der 1. Aufgabe
– Prioritäten der restlichen Aufgaben prüfen und bei Bedarf anpassen
– Neu hinzugekommene Aufgaben ergänzen - Mit der nächsten Aufgabe fortfahren.
- Abends die 6 Aufgaben für den nächsten Tag notieren und prüfen, ob nicht erledigte Punkte von der aktuellen Liste übertragen werden können.
Eisenhower
Das Eisenhower-Prinzip ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Mit dieses Prinzip schaffte er es, seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und zielführend abzuarbeiten.
Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?
Sie sortieren Ihre Aufgaben in der Eisenhower-Matrix den vier Quadranten zu:
– wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
– wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
– nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
– weder wichtig noch dringend (P-Aufgaben)
Um herauszufinden welche Aufgaben wirklich wichtig sind, kann z.B. die folgende ABC-Analyse angewendet werden.
ABC-Analyse
Entscheidend beim effektiven und effizienten Zeitmanagement ist die Analyse und Definition von Prioritäten hinsichtlich der zu erfüllenden Aufgaben.Problem: Wir verbringen viel Zeit mit Aufgaben, die uns nicht (wesentlich) voranbringen und die wirklich wichtigen Themen bleiben liegen.
Als Faustregel kann man folgende Kapazitäten gemäß des Wertbeitrags bzw. Zielbeitrags der Tätigkeiten einplanen:
